Worksense-älytoimistoratkaisu tukee Verohallinnon tilahallintaa ja hybridityötä

30 9 2021

Verohallinto valitsi Rapalin Optimaze Worksense -älytoimistoratkaisun viiden suurimman toimipaikkansa tilatietojärjestelmäksi joulukuussa 2020. Tavoitteena oli parantaa toimitilojen käyttöasteita ja visualisoida työntekijöille vapaat tilat ja sisäilmaolosuhteet rakennusten eri tiloissa ja osissa. Tärkeänä tavoitteena oli myös mahdollistaa resurssiviisaat päätökset järjestelmään kerääntyvän reaaliaikaisen datan avulla, kuten esimerkiksi tarjota omia tiloja yhteiskäyttöön kumppanivirastoille.

Optimaze Worksense -älytoimistoratkaisu tukee hybridityötä ja tarjoaa sekä työntekijöille että kiinteistöjohdolle ja työympäristön kehittäjille työkalut suunnitella ja toteuttaa hallittu ja turvallinen paluu toimistolle. Worksense sujuvoittaa työntekijän työpäivää mahdollistamalla muun muassa työpistevarausten ja palvelupyyntöjen teon mobiilisti. Worksense-palveluun on mahdollista liittää mukaan muita ominaisuuksia, kuten työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden käyttöä ja sisäilman laatua mittaavia IoT-sensoreita, jolloin saadaan automaattisesti kerättyä reaaliaikaista käyttöastedataa yrityksen tilankäytön optimointia ja kehittämistä varten. Verohallinnossa on haluttu jatkuvasti parantaa työympäristöjen käytettävyyttä ja Worksensen käyttöönotto on ollut merkittävä askel kohti sujuvampaa ja tehokkaampaa toimistoarkea.

“Etätyö lisääntyi Verohallinnossa voimakkaasti jo ennen koronaa eikä meillä ole koskaan ollut ongelmana esimerkiksi tilojen ahtaus. Yksi syy Worksense-palvelun käyttöönottoon oli se, että ohjelmiston käyttö mahdollistaa meille merkittäviä asioita, kuten esimerkiksi tiukemman ylibuukkauksen ja resurssiviisaammat päätökset. Tällä hetkellä ylibuukkaus on meillä 20 prosentin luokkaa, mutta tiedämme järjestelmään kertyvän datan ansiosta, että voisimme nostaa sen jopa 40–50 prosenttiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työpisteitä voi olla vähemmän kuin mitä henkilöstön kokonaismäärä on, sillä kaikki eivät ole samaan aikaan toimistolla. Näin säästämme toimitilakuluissa; lisäksi tämä tukee hyvin hybridityömallia. Merkittävä tekijä Worksensen käyttöönottopäätöksessä oli myös valtion päivittyvä toimitilastrategia, jonka tavoitteena on valtion yhteiskäyttöiset virastotalot. Worksenseen kertyvän käyttödatan avulla Verohallinto pystyy jo nyt tarjoamaan pienemmille virastoille tilojaan yhteiskäyttöön”, kertoo Olli Aalto, toimitilapäällikkö, Verohallinto.

Olli Aalto, Verohallinto

Worksensen talokohtaiset käyttöönottoprojektit sujuivat Verohallinnossa hyvin ja tekninen käyttöönotto ja asioiminen Rapalin suuntaan oli helppo toteuttaa myös etänä. Aikataulullisesti kaikki eteni suunnitellusti ja joidenkin toimipisteiden osalta jopa nopeammin kuin alunperin oli ajateltu. Verohallinnon omat tietoturvapuolen tekniset selvitykset ja tiukat auditoinnit viivästyttivät jonkin verran Worksensen käyttöönottolanseerausta henkilöstölle. Valtakunnallinen lanseeraus on tarkoitus toteuttaa syksyn 2021 aikana, kun henkilöstö toivottavasti pääsee palaamaan toimistolle. Lanseerauksen tavoitteena on viestiä henkilöstölle mobiiliapplikaation mahdollisuuksista työpistevarausten ja tilojen käytettävyystietojen seuraamisen osalta sekä aulanäyttöjen käytöstä.

Worksense on tuonut pandemian aikana Verohallinnon työntekijöille jo konkreettista hyötyä. “Meillä on ollut Verohallinnossa vahva etätyösuositus, mutta olemme halunneet tarjota mahdollisuuden toimistotyöskentelyyn sitä tarvitseville. Worksense on mahdollistanut sen, että olemme voineet seurata, että ohjeistuksemme esimerkiksi turvaväleistä täyttyvät ja niitä noudatetaan”, kertoo Aalto.

Kun Verohallinto aikanaan teki päätöksen Worksensen käyttöönotosta vaakakupissa painoi niin tilahallinnalle avautuvat dataan perustuvat päätöksentekomahdollisuudet, kuin työntekijöille tarjottava lisäarvo. Tilahallinnalle tieto olosuhteiden toimivuudesta on tärkeää ja työntekijälle tarjottava olosuhteiden visualisointi mahdollistaa työpisteen valinnan esimerkiksi lämpötilan mukaan. Aalto kertoo konkreettisen esimerkin tästä: “Vallilan toimipisteessä voi olla jopa asteen tai puolentoista ero riippuen siitä, missä kohdassa rakennusta on. Näin työntekijä voi valita itselleen mieluisimman paikan työskentelyyn. Hyödyt ovat monia ja nyt odotamme vain, että “uusi normaali” pyörähtää käyntiin ja pääsemme hyödyntämään Worksenseä täysillä”, summaa Aalto.

Optimaze Worksense otettiin käyttöön Verohallinnon toimipisteissä Helsingissä, Kuopiossa ja Oulussa vuoden 2020 loppupuolella ja Tampereella sekä Turussa keväällä 2021. Näissä viidessä toimipisteessä on noin 2500 työpistettä ja 250 neuvotteluhuonetta. Järjestelmää voidaan myöhemmin laajentaa myös muihin toimipisteisiin. Verohallinnossa työskentelee 5000 henkilöä 60 eri toimipisteessä

Optimaze Worksensen älytoimistoratkaisu tarjotaan SaaS-palveluna. Järjestelmä hyödyntää Optimaze-pohjakuvia ja -tilatietoja. Lue lisää työympäristöratkaisuistamme.

30 9 2021